Por qué los Routing Forms de Cal.com cambian las reglas del juego para la planificación
Un mejor routing es una mejor planificación
Hoy vamos a hablar de los formularios de routing y de cómo pueden ayudar a transformar tanto la reserva de citas como la planificación de tu organización.
Este artículo tiene varias secciones. Cada una está pensada para ayudarte a entender mejor las ventajas de nuestros formularios de routing y cómo funcionan sus características en la vida real.
Como ves, han pasado muchas cosas desde que Cal.com empezó. Acabamos de lanzar la versión 5.0, lo que significa que el routing ahora es más grande y mejor que nunca.
Así que, sin más preámbulos, empecemos.
Uno: atributos y routing dinámico
Sabemos que los formularios de routing ayudan a los clientes y a los visitantes del sitio web a conectar con la persona adecuada. Pero, ¿te has preguntado alguna vez cómo se consigue esto realmente? La respuesta son los atributos y el routing dinámico.
Un atributo es información que se usa para ayudar a identificar las necesidades del cliente. Puede incluir cosas como el tipo de plan que busca, el tamaño de su empresa o el nombre de una persona o team concreto con quien le gustaría reunirse. Una vez enviado, se usará para dirigir dinámicamente al solicitante de la reunión a la persona adecuada.
Imagina que Joe Smith está rellenando un formulario de routing. Selecciona "Healthcare" como su sector, y el tamaño de su empresa es "10 employees." El sistema busca a un miembro del equipo con atributos que coincidan: como la Account Executive Sarah Burkhart se especializa en healthcare y trabaja con pequeñas empresas, la reserva de Joe se le asigna a ella.
Al crear equipos, asignar a sus miembros atributos relevantes y luego construir formularios de routing con las herramientas de Cal.com, empresas de cualquier tamaño pueden ahorrar tiempo y aumentar la satisfacción de sus clientes. Si eso no es ganar dos veces, no sé qué es.
Dos: una excepción a la regla
Los formularios de routing funcionan mejor cuando reflejan la realidad, y la vida puede ser imperfecta. Eso significa que a veces puedes necesitar una forma de dirigir a personas que no encajan en ninguno de los atributos o criterios que hayas configurado antes. Esto es algo que puedes conseguir con nuestro producto.
Esto significa que puedes crear una ruta específica que dirija a los bookers a un generalista que les ayude a entender cuáles son sus necesidades y cómo debería continuar el proceso.
"Piénsalo como una línea de consultas generales: si no se aplica ningún atributo, el sistema envía la solicitud a quien esté disponible, igual que una llamada de atención al cliente sin petición para un departamento concreto se envía al siguiente agente disponible."
Esta función funciona mejor cuando se combina con nuestras opciones de programación round robin. Esto ayuda a garantizar que las citas se asignen de forma eficiente según las preferencias que establezca tu organización.
Tres: Salesforce y las reglas de round robin
Todo mejora con Salesforce. Es un producto increíble que sigue marcando estándares de CRM. Esta es una de las razones clave por las que los formularios de routing de Cal.com están diseñados para funcionar de forma sinérgica con la plataforma.
Nuestros formularios de routing funcionan con registros de Salesforce y los respetan, como contactos, leads o cuentas, garantizando que la propiedad tenga prioridad.
Aquí tienes un escenario:
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Emily Davis es una "Contact Owner" que gestiona el registro de contacto de BlueCorp.
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Sin embargo, el Account Owner de BlueCorp es David Brown.
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Cuando se crea una reserva para BlueCorp, el sistema comprueba la propiedad.
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Resultado: La reserva va a David Brown, no a Emily, porque los propietarios de cuenta tienen prioridad.
Esto te permite anular las reglas de round-robin para asegurarte de que los clientes se conectan con los account managers con los que ya están acostumbrados a tratar. Esto es fantástico porque significa que puedes usar la programación round robin sin debilitar la relación entre el account manager y el cliente.
Cuatro: registrar eventos en Salesforce
Los detalles importan: no hay que dejar ninguna T sin cruzar ni ninguna I sin punto. Como los formularios de routing de Cal.com están creados con Salesforce, puedes estar tranquilo sabiendo que tus eventos se registrarán bajo las entidades de Salesforce correspondientes.
Aquí tienes un escenario:
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Sophia Lee reserva una demo de producto.
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Los registros en Salesforce suelen estar bajo Contacts (que equivalen a personas) o Accounts (que equivalen a empresas).
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Tu organización ha decidido registrar los eventos bajo Accounts.
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Resultado: El evento se registra bajo el registro de cuenta de su empresa.
Esto significa que, si un nuevo cliente reserva una reunión con una dirección de email como [email protected], el sistema detecta si ya hay otras reservas relacionadas con esta empresa y organiza los registros en consecuencia.
Un breve resumen
Usar los formularios de routing de Cal.com simplifica todo. Ayuda a garantizar que los clientes se dirijan al personal adecuado, acelera el proceso mediante la programación round robin y su integración con Salesforce asegura que se respete la propiedad de la cuenta.
"¡Piensa en los formularios de routing como un match para tu organización! Si Emily se especializa en startups y James trabaja con grandes corporaciones, el sistema se asegura de que el fundador de una startup se conecte con Emily, mientras que el ejecutivo de una empresa nacional o global acaba en la cola de James."
El impacto de esta herramienta se debe a dos cosas: su flexibilidad y su eficiencia. Incorporar funciones de nivel empresarial de Cal.com, como el routing, es una forma sencilla de ayudar a que tu negocio prospere. Si quieres saber más sobre nuestro producto y lo que ofrece, ponte en contacto con un miembro de nuestro equipo de ventas. Gracias por dedicar tiempo a leer este artículo y, como siempre, ¡feliz planificación!