Cómo Reda ahorra 20 horas al mes en programación con Cal.com

Reda usa Cal.com para enrutar automáticamente las reuniones entre equipos y marcas, eliminando la coordinación manual y asegurando que los clientes reserven siempre con la persona adecuada.

Reda.ai ayuda a los equipos financieros a automatizar el procesamiento de facturas y los flujos de trabajo de cuentas por pagar. Su plataforma lee facturas, extrae datos financieros y dirige las aprobaciones para que los equipos contables puedan procesar facturas más rápido y con menos errores.

A medida que Reda crecía y trabajaba con más clientes en varios equipos y marcas, coordinar reuniones se volvió un caos. Programar llamadas, demos y conversaciones con clientes a menudo requería coordinación manual para asegurarse de que el cliente adecuado llegara al equipo adecuado. Todo esto hacía que el proceso resultara torpe para clientes y leads.

Reda resolvió esto con Cal.com.

El reto

Para una empresa como Reda, las reservas online son críticas. Las llamadas de demo, las sesiones de onboarding y las conversaciones con clientes suelen ser clave para captar y retener clientes.

Si la programación se vuelve lenta o confusa, esas conversaciones no se producen.

Para Reda, el reto de la programación era aún más complejo. La empresa atiende a varias marcas bajo un mismo techo, y las reuniones a menudo deben dirigirse al equipo correcto, sin sacrificar velocidad.

Antes de implementar Cal.com, ese enrutamiento se hacía manualmente. Alguien del equipo tenía que intervenir para asegurarse de que cada reserva acabara con la persona adecuada.

“Antes perdíamos tiempo coordinando reuniones entre distintos equipos y contactos de clientes”, dice Nils Törnström, CEO de Reda.”

No solo el proceso era lento para los clientes; con el tiempo, esas pequeñas tareas se acumularon. El equipo calcula que estaba dedicando unas horas al día a coordinar reuniones—aproximadamente 20 horas al mes perdidas en logística de programación. 

La solución

Con Cal.com, Reda centralizó la programación entre equipos sin perder la identidad de reserva de cada marca.

Los calendarios que cargan rápido y un flujo de reserva que no requiere ida y vuelta hacen que la experiencia de programación sea rápida y sencilla para los clientes.

En lugar de enrutar manualmente las reuniones, ahora los clientes pueden reservar directamente con la persona adecuada.

“Cal.com centralizó por completo la coordinación de reuniones. La persona adecuada se reserva con el equipo adecuado, con la marca correcta automáticamente”, dijo Nils. ”

Varias funciones marcaron una diferencia inmediata.

Programación multi-equipo con branding personalizado

Las primeras impresiones importan, y los logotipos de la empresa generan afinidad de marca desde el principio. Tener un scheduling link genérico o con una marca incorrecta puede minar la confianza desde el inicio. La gente quiere saber con quién está interactuando antes de introducir sus datos personales. 

“Servimos a varias marcas bajo un mismo techo, y poder dar a cada equipo su propio logotipo y colores con Cal es una gran ventaja para nosotros”, dijo Nil. ”

Añadir un logotipo, el nombre del equipo y la descripción del equipo es fácil con Cal.

Una experiencia de reserva limpia y profesional

Muchos de los testimonios de Reda se centran en la facilidad de uso, la disponibilidad y la automatización.

Un sistema de reserva torpe perjudicaría esa experiencia. Implementar Cal permite a la empresa fijar un nivel muy alto de profesionalidad desde el principio. 

“La experiencia de reserva de Cal es limpia y profesional. Simplemente funciona, y nuestros clientes lo notan”, dijo Nils. ”

Programación flexible e integraciones

A medida que las empresas crecen, sus necesidades cambian. Con su énfasis en la extensibilidad mediante API y un marketplace de apps que se conectan sin fricciones, Cal está diseñado para ser una infraestructura de programación a largo plazo. 

“La flexibilidad y las integraciones nos ahorran mucha coordinación manual”, subrayó Nils. ”

Para Reda, la programación está al inicio de muchas interacciones con clientes, desde demos hasta llamadas de onboarding. Al automatizar cómo se dirigen las reuniones entre equipos, Cal.com garantiza que los prospectos y clientes puedan conectar rápidamente con la persona adecuada sin que la coordinación interna frene el ritmo.

Los resultados

Al automatizar la programación, Reda eliminó la necesidad de dirigir manualmente las reservas entre equipos.

Lo que antes requería coordinación diaria ahora ocurre automáticamente.

El equipo calcula que Cal.com les ahorra unas horas al día, lo que suma aproximadamente: 

• 20 horas ahorradas al mes, el equivalente a 2–3 días laborables recuperados cada mes

• Menos clientes lidiando con hilos de correo largos y frustrantes.

En lugar de gestionar calendarios, el equipo de Reda puede centrarse en lo que más importa: hablar con los clientes y hacer crecer su plataforma.